S cílem zabránit vzniku vážného rizika obcházení by ochrana fyzických osob měla být technologicky neutrální a nezávislá na použitých technologiích. Ochrana fyzických osob by se měla vztahovat jak na automatizované zpracování osobních údajů, tak na manuální zpracování, pokud jsou tyto údaje uloženy v evidenci nebo do ní mají být vloženy. Záznamy nebo soubory záznamů ani jejich titulní strany, které nejsou uspořádány podle určených hledisek, by do oblasti působnosti tohoto nařízení spadat neměly.